Privacybeleid

Happyflex hecht veel waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken en welke rechten je hebt met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

Happyflex B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Wanneer wij spreken over “Happyflex”, “wij” of “ons”, bedoelen wij Happyflex B.V. en eventuele gelieerde vennootschappen die betrokken zijn bij onze dienstverlening.

Contactgegevens van Happyflex staan onderaan deze privacyverklaring.

2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Happyflex kan persoonsgegevens verwerken van verschillende groepen personen, waaronder:

bezoekers van onze website
kandidaten en professionals
zelfstandige professionals (zzp’ers)
medewerkers
medewerkers van opdrachtgevers
leveranciers en samenwerkingspartners
andere personen die contact met ons opnemen of interesse tonen in onze dienstverlening

3. Websitegebruik, technische gegevens en cookies

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen technische gegevens worden verzameld, bijvoorbeeld via cookies of vergelijkbare technologieën.

Deze gegevens helpen ons onder andere om:

de website goed te laten functioneren
het gebruik van de website te analyseren
de gebruikerservaring te verbeteren

Meer informatie over het gebruik van cookies staat in ons cookiebeleid.

4. Wanneer verzamelen wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens onder andere wanneer:

je jezelf registreert via onze website
je contact met ons opneemt
je een CV of andere informatie met ons deelt
je gebruik maakt van onze diensten
je contactpersoon bent bij een organisatie waarmee wij samenwerken

Daarnaast kunnen wij gegevens verzamelen die openbaar beschikbaar zijn, bijvoorbeeld via professionele netwerken of vacatureplatforms, zodat wij contact kunnen opnemen over mogelijke samenwerking of opdrachten.

5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Happyflex verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden die verband houden met onze dienstverlening. Bijvoorbeeld om:

kandidaten en professionals te matchen met opdrachtgevers
samenwerkingen tussen professionals en organisaties tot stand te brengen
opdrachten en overeenkomsten te beheren
administratie en facturatie uit te voeren
personeels- en salarisadministratie te voeren indien van toepassing
te voldoen aan wettelijke verplichtingen
de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren
interne analyses en managementinformatie op te stellen
communicatie te onderhouden met kandidaten, professionals en opdrachtgevers
geïnteresseerden te informeren over diensten, opleidingen of evenementen

Wanneer wij persoonsgegevens voor een ander doel willen gebruiken dan hierboven beschreven, zullen wij dit vooraf communiceren en – indien nodig – toestemming vragen.

6. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

De gegevens die wij verwerken verschillen afhankelijk van de relatie die je met ons hebt.

Gegevens bij registratie of bemiddeling

Bij inschrijving of contact kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:

naam en contactgegevens
adresgegevens
geboortedatum
telefoonnummer en e-mailadres
beschikbaarheid
CV en werkervaring
opleidingen, diploma’s en certificaten
vaardigheden en specialisaties
referenties
motivatie of sollicitatiegegevens
gespreksnotities en voortgang van bemiddeling

Het verstrekken van aanvullende informatie is vaak vrijwillig maar kan helpen om onze dienstverlening beter af te stemmen.

Gegevens bij samenwerking of opdracht

Wanneer je via Happyflex werkzaamheden verricht of een overeenkomst aangaat, kunnen aanvullende gegevens worden verwerkt, zoals:

nationaliteit
identificatiegegevens
bankrekeningnummer
belasting- of registratienummers (bijvoorbeeld KvK of btw-nummer)
contractgegevens
gegevens die noodzakelijk zijn voor administratie en facturatie
eventuele verklaringen of registraties die relevant zijn voor het uitvoeren van werkzaamheden

Wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening of waartoe wij wettelijk verplicht zijn.

Gegevens van zakelijke relaties

Van contactpersonen bij organisaties verwerken wij doorgaans:

naam
functie
zakelijke contactgegevens

7. Op basis van welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daar een geldige juridische grondslag voor bestaat. Dit kan bijvoorbeeld zijn:

het uitvoeren van een overeenkomst
het voldoen aan wettelijke verplichtingen
jouw toestemming
een gerechtvaardigd belang van Happyflex of een derde partij

8. Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?

In sommige gevallen delen wij persoonsgegevens met derden die betrokken zijn bij onze dienstverlening, zoals:

opdrachtgevers
samenwerkingspartners
leveranciers van software of administratieve systemen
accountants of adviseurs
overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn

Wanneer derden persoonsgegevens namens ons verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten om een passend niveau van bescherming te waarborgen.

9. Doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

In principe worden persoonsgegevens opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Indien bepaalde systemen of dienstverleners ondersteuning bieden vanuit landen buiten de EER, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn, bijvoorbeeld via modelcontracten of andere erkende beschermingsmechanismen.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.

In grote lijnen hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

gegevens van kandidaten of geïnteresseerden: maximaal 2 jaar na het laatste contact
gegevens van professionals of medewerkers: conform wettelijke administratieve bewaartermijnen (bijvoorbeeld 5 of 7 jaar)
gegevens van zakelijke contactpersonen: zolang de zakelijke relatie bestaat of zolang dat nodig is voor administratieve doeleinden

Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.

11. Jouw rechten

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Zo heb je het recht om:

inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens
onjuiste gegevens te laten corrigeren
persoonsgegevens te laten verwijderen (voor zover wettelijk toegestaan)
de verwerking van gegevens te beperken
bezwaar te maken tegen verwerking
jouw gegevens over te dragen naar een andere partij
een eerder gegeven toestemming in te trekken

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Beveiliging van persoonsgegevens

Happyflex neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeautoriseerde toegang.

Voorbeelden van maatregelen zijn:

beveiligde servers en netwerken
toegangscontrole en autorisaties
versleuteling van gegevens waar nodig
beveiligingsprotocollen voor systemen en applicaties

Ook met externe partijen die namens ons gegevens verwerken worden afspraken gemaakt over beveiliging.

13. Meldingen van beveiligingsincidenten

Indien je vermoedt dat er sprake is van een beveiligingsincident of dat persoonsgegevens mogelijk zijn gelekt, vragen wij je dit zo snel mogelijk aan ons te melden.

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Happyflex kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wetgeving verandert of onze dienstverlening wordt aangepast.

De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website.

15. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens? Stuur dan een e-mail naar info@happyflex.nl