Privacyverklaring Happyflex
Versie 2.1 — 25 oktober 2026
Happyflex helpt onderwijsprofessionals, scholen en schoolbesturen bij werving, bemiddeling en inzet van personeel. Daarvoor gebruiken wij persoonsgegevens. Hier lees je welke gegevens wij gebruiken, waarom wij dat doen en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk?
HappyFlex B.V.
Waalsdorperweg 287
2597 HX ’s-Gravenhage
KvK-nummer: 42082568
Privacycontact: privacy@happyflex.nl
HappyFlex B.V. is verantwoordelijk voor haar eigen werving, bemiddeling, personeelszaken en bureauadministratie. De AVG noemt dit de verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen waarvoor deze gegevens nodig zijn.
Deze verklaring geldt voor kandidaten, sollicitanten, zelfstandige onderwijsprofessionals, eigen werknemers, zakelijke contactpersonen en bezoekers van happyflex.nl.
Onze relatie met Shifler
Happyflex gebruikt het Shifler-platform voor haar bureauactiviteiten. Shifler is een handelsnaam van HappyFlex B.V. Het bureau en het platform zijn activiteiten van dezelfde rechtspersoon.
De privacyverklaring van Shifler geeft aanvullende informatie over platformaccounts, WhatsApp, Google- en Microsoft-login en de technische platformdiensten.
Deze verwijzing verandert onze verantwoordelijkheid voor jouw Happyflex-dossier niet.
2. Welke gegevens gebruiken wij?
Welke gegevens nodig zijn, hangt af van de fase en de vorm van onze samenwerking.
| Gegevensgroep | Voorbeelden |
|---|---|
| Contact en professioneel profiel | Naam, contactgegevens, woonplaats, cv, motivatie, opleiding, werkervaring, vaardigheden, beschikbaarheid en opdrachtvoorkeuren. |
| Controle van geschiktheid | Diploma’s, bevoegdheden, VOG en noodzakelijke registratie van uitgevoerde controles. |
| Opdrachten en samenwerking | Overeenkomsten, functie, werklocatie, planning, inzetperiode, uren, correspondentie en afspraken. |
| Betaling en administratie | IBAN, tarieven of salaris, facturen, betalingen en eventuele selfbillinggegevens. |
| Zelfstandigen | Bedrijfsnaam, KvK- en btw-gegevens, noodzakelijke verzekeringsgegevens en gegevens voor beoordeling van de samenwerking. |
| Eigen werknemers | Noodzakelijke personeels-, loon- en belastinggegevens. |
| Zakelijke contactpersonen | Naam, functie, organisatie, zakelijke contactgegevens, aanvragen en afspraken. |
| Website en communicatie | Noodzakelijke technische gegevens, cookievoorkeuren, berichten, bijlagen en gegevens voor toegestane bezoekersstatistieken en advertentiemeting. |
Adres en geboortedatum gebruiken wij alleen wanneer het doel dat noodzakelijk maakt.
Identiteitsbewijs en BSN
Een kopie van een identiteitsbewijs en een burgerservicenummer zijn geen standaardonderdeel van ieder kandidatendossier. Wij mogen deze alleen verwerken wanneer daarvoor een specifieke wettelijke bevoegdheid of verplichting bestaat. Voor eigen werknemers gelden bijvoorbeeld verplichtingen voor de loonadministratie.
Verklaring Omtrent het Gedrag
Voor onderwijswerk kan een Verklaring Omtrent het Gedrag, een VOG, nodig zijn. Wij leggen de noodzakelijke controle vast.
Happyflex bewaart momenteel ook de VOG of een kopie in het kandidatendossier zolang de kandidaat geregistreerd staat. Alleen bevoegde medewerkers van Happyflex kunnen dit document bekijken. Scholen en besturen ontvangen van ons geen volledige VOG of kopie, maar hoogstens een bevestiging van de controle.
Het bewaren van het volledige document moet noodzakelijk en rechtmatig zijn. Een registratie als kandidaat of een verzoek van een opdrachtgever is daarvoor op zichzelf onvoldoende. Je kunt ons vragen waarom het document in jouw situatie wordt bewaard en om eerdere verwijdering verzoeken.
Bijzondere en strafrechtelijke gegevens
Stuur geen leerlingdossiers, medische informatie of gegevens over strafbare feiten als die niet noodzakelijk zijn.
Voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, is naast een gewone grondslag een wettelijke uitzondering op artikel 9 AVG nodig. Voor strafrechtelijke gegevens gelden artikel 10 AVG en de Nederlandse uitvoeringswet.
Bij eigen werknemers verwerken wij alleen de beperkte gegevens over ziekte die wij als werkgever mogen gebruiken. Medische diagnoses horen bij de bedrijfsarts.
3. Waar komen je gegevens vandaan?
Wij ontvangen gegevens vooral rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld bij inschrijving, een sollicitatie, gesprek, upload of bericht.
Daarnaast kunnen gegevens komen van een betrokken school, bestuur, bureau of andere organisatie waarmee jij samenwerkt. Waar nodig gebruiken wij openbare zakelijke registers, zoals het Handelsregister.
Referenties vragen wij niet ongemerkt achter je rug om op.
Ontvangen wij jouw gegevens van een andere partij? Dan informeren wij je over de bron en het gebruik. Dat gebeurt uiterlijk binnen één maand, of eerder bij ons eerste contact of de eerste verstrekking aan een ander als dat eerder plaatsvindt. Wettelijke uitzonderingen kunnen gelden.
4. Doelen en wettelijke grondslagen
Voor ieder gebruik van persoonsgegevens is een geldige reden nodig. De AVG noemt dit een grondslag.
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Jouw inschrijving of sollicitatie behandelen | Noodzakelijke stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst: artikel 6 lid 1 onder b AVG. |
| Een bemiddelings- of andere overeenkomst met jou uitvoeren | Uitvoering overeenkomst: artikel 6 lid 1 onder b AVG. |
| Eigen personeel administreren | Uitvoering arbeidsovereenkomst en wettelijke verplichtingen: artikel 6 lid 1 onder b en c AVG. |
| Facturatie, betaling en fiscale administratie | Uitvoering overeenkomst waar toepasselijk en wettelijke administratieverplichtingen. |
| Samenwerken met contactpersonen van scholen, besturen en bureaus | Gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van de gevraagde zakelijke samenwerking: artikel 6 lid 1 onder f AVG. |
| Vragen beantwoorden | Voorbereiding van een overeenkomst wanneer jij de toekomstige contractspartij bent; anders gerechtvaardigd belang bij beantwoording. |
| Beveiliging, onderzoek naar misbruik en concrete juridische aanspraken | Gerechtvaardigd belang bij veilige dienstverlening en bescherming van rechten; waar toepasselijk een wettelijke verplichting. |
| Sollicitatiegegevens bewaren voor toekomstige mogelijkheden | Afzonderlijke toestemming: artikel 6 lid 1 onder a AVG. |
| Niet-noodzakelijke cookies en advertentiemeting | Toestemming en de toepasselijke cookieregels. |
| Eén korte tevredenheidsvraag na een plaatsing | Gerechtvaardigd belang bij verbetering van de uitgevoerde dienstverlening, na afweging van jouw belangen. |
Bij gerechtvaardigd belang beoordelen wij of de verwerking noodzakelijk is en of jouw privacybelangen zwaarder wegen. Je kunt bezwaar maken.
Een keurmerk, certificering of wens van een opdrachtgever vormt niet automatisch een wettelijke grondslag.
Vrijwillige en noodzakelijke gegevens
Wij leggen uit welke gegevens nodig zijn voor een opdracht, betaling of dienstverband. Zonder noodzakelijke gegevens kunnen wij de betreffende dienst mogelijk niet uitvoeren.
Toestemming voor toekomstige sollicitatiemogelijkheden, optionele cookies of WhatsApp kun je weigeren of intrekken. Een tevredenheidsvraag beantwoorden is vrijwillig.
5. Gegevens delen bij een voorstel of plaatsing
Bij een voorstel delen wij een beperkt professioneel profiel: voornaam, geboortejaar, woonplaats, professionele introductie, opleiding, werkervaring en vaardigheden. Zo’n profiel kan tot jou herleidbaar zijn en is dus niet anoniem.
Wij sturen bij een voorstel geen volledige onboardingdocumenten mee.
Bij een concrete inzet kunnen aanvullende gegevens nodig zijn, zoals volledige naam, functie, inzetperiode, planning en uren. Voor geschiktheidscontroles beperken wij de informatie tot wat de ontvanger nodig heeft.
Wij verstrekken niet standaard jouw volledige dossier, BSN of identiteitskopie aan een school of bestuur. Voor VOG-informatie geldt de werkwijze uit onderdeel 2.
6. WhatsApp en het Shifler-platform
Happyflex gebruikt het WhatsApp Business Platform via Shifler. Ons zakelijke nummer is +31 6 10554983.
Wij gebruiken WhatsApp voor afgesproken contact over inschrijving, opdrachten, bevestigingen, planning, herinneringen en één korte tevredenheidsvraag na een plaatsing.
Aanmelden en afmelden
Voor door ons gestarte WhatsApp-berichten vragen wij vooraf een passende aanmelding. Daarbij moet duidelijk zijn dat Happyflex de afzender is en welke berichten je kunt verwachten. Een bestaande werkrelatie alleen is onvoldoende.
Wij registreren de aanmelding, het tijdstip en de betreffende berichtdoelen.
Met STOP, AFMELDEN of een ander duidelijk verzoek kun je de berichten stoppen. Dat kan ook via privacy@happyflex.nl. Afmelden is iets anders dan je dossier laten verwijderen.
Een aanmelding voor Happyflex geldt niet automatisch voor andere bureaus of andere Shifler-diensten.
Buiten het 24-uursvenster na jouw laatste bericht gebruiken wij uitsluitend door Meta goedgekeurde berichtsjablonen. Zo’n sjabloon vervangt geen aanmelding.
Welke gegevens worden verwerkt?
Het gaat om je naam, telefoonnummer, berichten, bijlagen, eventuele spraakberichten, bezorg- en leesstatus, aanmeld- en afmeldgegevens en de aanvraag of plaatsing waarop het bericht betrekking heeft.
Vaste trefwoorden en knoppen worden automatisch verwerkt. Andere berichten leest een medewerker. Deel via WhatsApp geen medische gegevens, leerlinginformatie, BSN, identiteitsdocumenten of volledige bank- of betaalkaartgegevens.
De platformverklaring van Shifler beschrijft de rol van Meta en de internationale verwerking.
Tevredenheidsvraag
Antwoorden gebruiken wij alleen om onze dienstverlening te verbeteren. Ze hebben geen invloed op toekomstige inzet. Herleidbare antwoorden bewaren wij 12 maanden na beantwoording.
7. AI en documentverwerking
Wij gebruiken diensten van OpenAI en Anthropic voor het uitlezen en samenvatten van documenten en het ondersteunen van administratieve werkzaamheden. Dat gebeurt via platformkoppelingen en zakelijke ChatGPT- en Claude-accounts.
Bij analyse kan het volledige aangeleverde document, met persoonsgegevens, naar de AI-dienst worden verstuurd. Wij moeten het gebruik beperken tot wat noodzakelijk en rechtmatig is voor de betreffende taak.
Voor AI geldt de grondslag van de onderliggende verwerking, voor zover de inzet daarvoor noodzakelijk is. Een andere inzet vraagt een afzonderlijk onderbouwde grondslag.
Volgens de voor onze gebruikte diensten gecontroleerde afspraken en instellingen worden ingevoerde documenten en persoonsgegevens niet gebruikt voor training van de algemene modellen van de leverancier. De bewaartermijn bij deze AI-diensten bedraagt maximaal 30 dagen. Gegevens die rechtmatig in ons eigen dossier worden opgenomen, vallen onder de afzonderlijke dossiertermijnen.
AI kan fouten maken. Je kunt onjuiste persoonsgegevens laten verbeteren.
Wij gebruiken AI niet voor matching, scores, rangschikking of zelfstandige besluiten over selectie, afwijzing of plaatsing. Mensen nemen deze besluiten.
8. Dienstverleners en verwerking buiten Europa
Voor onze dienstverlening gebruiken wij onder meer:
- Hetzner voor hosting binnen de EU;
- Supabase voor database- en platformdiensten met opslag binnen de EU;
- Mijndomein voor zakelijke e-mail van Happyflex;
- Meta/WhatsApp voor berichten;
- OpenAI en Anthropic voor documentverwerking en ondersteuning;
- Google en PostHog voor bezoekersstatistieken en Meta voor advertentiemeting na toestemming.
Daarnaast kunnen een accountant, administratiekantoor of juridisch adviseur noodzakelijke gegevens ontvangen. Overheidsinstanties ontvangen gegevens wanneer daarvoor een geldige wettelijke basis bestaat.
Met dienstverleners die uitsluitend namens ons werken, gelden verwerkersafspraken. Sommige ontvangers zijn voor hun eigen werkzaamheden zelfstandig verantwoordelijk.
Wij verkopen geen kandidatendossiers.
Verwerking buiten de EER
De Europese Economische Ruimte, EER, omvat de EU-landen, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein.
EU-opslag betekent niet dat alle verwerking binnen de EER blijft. Internationale communicatie, AI-diensten of ondersteuning kunnen verwerking daarbuiten meebrengen.
Voor de betreffende doorgiften zijn Europese standaardcontractbepalingen vastgelegd. Waar nodig moeten aanvullende beschermingsmaatregelen worden getroffen. Je kunt via privacy@happyflex.nl informatie vragen over ontvangers, landen en waarborgen en over het verkrijgen van een kopie daarvan.
9. Bewaartermijnen
Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk.
| Categorie | Termijn of criterium |
|---|---|
| Afgeronde sollicitatie zonder samenwerking | Uiterlijk vier weken na afronding. |
| Sollicitatiegegevens voor toekomstige mogelijkheden | Met afzonderlijke toestemming maximaal één jaar na afronding. Voor verdere bewaring vragen wij opnieuw toestemming. |
| Actieve inschrijving en bemiddeling | Zolang de afgesproken relatie actief is. Na één jaar zonder inhoudelijk contact en zonder lopende opdracht vragen wij of je ingeschreven wilt blijven. |
| Opdrachten en controlebewijs | Zolang nodig voor uitvoering, afwikkeling, concrete controleverplichtingen of juridische aanspraken. Een fiscale termijn geldt niet automatisch voor het volledige dossier. |
| VOG of kopie | Volgens de huidige werkwijze zolang de kandidaat geregistreerd staat; de noodzaak van volledige opslag moet afzonderlijk kunnen worden onderbouwd. Zie onderdeel 2. |
| Financiële administratie en selfbilling | In beginsel zeven jaar volgens de toepasselijke fiscale regels. |
| Wettelijk vereiste identiteitskopie van een eigen werknemer | Ten minste vijf jaar na afloop van het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigde. |
| Overige personeelsgegevens | Zolang noodzakelijk voor het dienstverband, afwikkeling en toepasselijke wettelijke verplichtingen. |
| WhatsApp-gesprekken en bijlagen | Tot 12 maanden na het laatste bericht of, als dat later is, 12 maanden na afronding van de betreffende plaatsing. |
| Herleidbare tevredenheidsantwoorden | 12 maanden na beantwoording. |
| Gegevens bij de gebruikte AI-diensten | Maximaal 30 dagen volgens de gebruikte afspraken en instellingen. |
| Losse vragen en demo-aanvragen | Zolang nodig om de vraag en het redelijk te verwachten vervolg af te handelen. |
| Technische logboeken | Zolang noodzakelijk voor werking, storingsonderzoek en beveiliging. Bij een concreet incident kan gericht langere bewaring nodig zijn. |
| Cookiekeuze | Maximaal 180 dagen. |
| Back-ups | Verwijderde gegevens kunnen nog maximaal 30 dagen in bestaande back-ups aanwezig blijven. |
Back-ups zijn bedoeld voor herstel. Bij herstel moeten eerdere verwijderingen worden gerespecteerd.
Voor aanmeld- en afmeldregistraties en platformaccounts staat aanvullende informatie in de Shifler-verklaring.
10. Cookies
Onze website gebruikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken voor werking en voorkeuren.
Na toestemming gebruiken wij Google Analytics en PostHog voor bezoekersstatistieken en Meta voor advertentiemeting en personalisatie. Met PostHog kunnen daarbij ook schermopnamen van het websitebezoek worden gemaakt. Invoervelden en tekst binnen formulieren worden daarbij afgeschermd. Ook zonder naam of e-mailadres kunnen cookiecodes en andere online kenmerken persoonsgegevens zijn.
Je kunt optionele cookies weigeren en je keuze wijzigen via Cookie-instellingen. Je keuze wordt maximaal 180 dagen onthouden.
Het cookiebeleid op onze website geeft aanvullende informatie over technieken, doelen en termijnen. Een toestemming op happyflex.nl geldt niet automatisch voor shifler.nl.
Meer informatie van de aanbieders:
11. Beveiliging en datalekken
Wij moeten passende technische en organisatorische beveiliging toepassen. Daarbij horen toegangsbeperking, bescherming van vertrouwelijke documenten en afspraken met dienstverleners.
Bij een datalek onderzoeken wij de gevolgen en nemen wij maatregelen. Wanneer melding verplicht is, melden wij zonder onnodige vertraging en waar mogelijk binnen 72 uur na kennisname aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Bij een waarschijnlijk hoog risico informeren wij ook betrokken personen zonder onnodige vertraging.
Vermoed je een datalek? Meld dit via privacy@happyflex.nl. Stuur geen onnodige persoonsgegevens mee.
12. Jouw rechten
Afhankelijk van de wettelijke voorwaarden kun je:
- inzage vragen in jouw persoonsgegevens en het gebruik daarvan;
- onjuiste gegevens laten verbeteren;
- gegevens laten verwijderen;
- beperking van het gebruik vragen;
- bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- overdracht vragen van zelf verstrekte gegevens die automatisch worden verwerkt op basis van toestemming of overeenkomst;
- toestemming intrekken;
- bescherming vragen tegen uitsluitend automatische besluiten met juridische of vergelijkbare belangrijke gevolgen.
Bij direct marketing kun je altijd bezwaar maken tegen gebruik voor dat doel. Dan stoppen wij daarmee.
Intrekken van toestemming verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.
Wij controleren op een passende manier of een verzoek van jou komt. Wij vragen niet standaard om een identiteitskopie.
Wij reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan verlenging met maximaal twee maanden nodig zijn. Dat melden en motiveren wij binnen de eerste maand.
Als een recht beperkt is, bijvoorbeeld door een wettelijke bewaarplicht, leggen wij uit welke gegevens blijven en waarom.
Je kunt rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13. Gegevens laten verwijderen
Mail naar privacy@happyflex.nl met het onderwerp ‘Verwijderen persoonsgegevens — Happyflex’.
Vermeld:
- je bekende e-mailadres of telefoonnummer;
- welke gegevens of welk dossier je wilt laten verwijderen.
Stuur geen wachtwoord, BSN of identiteitskopie mee.
Wij beoordelen het verzoek volgens de termijnen uit onderdeel 12 en leggen uit wat wordt verwijderd en welke gegevens eventueel rechtmatig moeten blijven.
Gaat je verzoek ook over Shifler-platformgegevens? Dan stemmen wij de behandeling binnen HappyFlex B.V. af. Je hoeft daarvoor niet twee verzoeken te sturen.
14. Contact en wijzigingen
Voor privacyvragen en verzoeken:
HappyFlex B.V.
Waalsdorperweg 287
2597 HX ’s-Gravenhage
privacy@happyflex.nl
Wij hebben een privacycontactpersoon. Er is geen formele functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.
Wanneer onze dienstverlening of de regels veranderen, passen wij deze verklaring aan. De actuele versie en datum staan bovenaan. Over belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen wanneer dat nodig is.